Pengantar
Tulisan ini merupakan makalah yang ditulis pada saat mengikuti Seleksi JPT Pemerintah Kota Yogyakarta dalam jabatan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta tahun lalu. Makalah ditulis on spot dan tema yang diberikan pada saat itu juga. Bisa dijadikan sebagai contoh bagi bapak/ibu yang ingin mencoba mengikuti Seleksi JPT. Sungguh pengalaman yang menarik.
Selamat membaca. 😉
LATAR BELAKANG
Dalam dokumen Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah atau
RPJMD
untuk periode tahun 2017 sampai dengan tahun 2022, disebutkan bahwa terdapat 4 (empat) target atau
indikator kinerja pada bidang perpustakaan, yaitu 1) Rasio jumlah perpustakaan
2) Rasio jumlah perpustakaan per 10.000 penduduk; 3) Jumlah pengunjung perpustakaan
dan 4) Jumlah koleksi buku yang tersedia. Sedang dalam bidang kearsipan,
indikator kinerja adalah banyaknya jumlah OPD yang melaksanakan kearsipan
secara baku dan peningkatan SDM kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota
Yogyakarta. Kedua indikator kinerja yang tertuang dalam RJPMD tersebut menjadi
kewajiban bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.
Dari indikator
kinerja tersebut, dapat disimpulkan bahwa layanan pada Dinas Perpustakaan dan
Kerasipan Kota Yogyakarta memiliki 2 sasaran yang berbeda. Pada bidang
perpustakaan, sasaran layanan adalah masyarakat secara umum atau layanan
publik, sedangkan dalam bidang kearsipan, sasaran layanan lebih pada pembinaan
dan peningkatan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan. Sehingga
pendekatan dan strategi yang dikembangkan juga harus berdasarkan pada tujuan
dan sasaran yang ingin dicapai.
Bersyukur bahwa
saat ini, Pemerintah Kota Yogyakarta sudah mengembangkan konsep Smart City pada arah pembangunan dan
layanan kepada masayarakat, dimana konsep
smart and liveable city tidak
hanya ditujukan untuk kemudahan pengelolaan pemerintahan namun juga akses yang
lebih mudah bagi warga masyarakatnya atas layanan pemerintah dengan pemanfaatan
teknologi informasi, namun juga kondisi nyaman dengan layanan publik yang
memenuhi kebutuhan masyarakatnya. Tak terkecuali pada bidang perpustakaan dan
kearsipan dengan adanya aplikasi JSS (Jogja
Smart Service) lebih memudahkan bagi dinas untuk memberikan dan
mengembangkan layanannya.
E-office,
misalnya sedikit banyak telah memberi kemudahan baik bagi OPD dalam pengelolaan
kearsipannya, paling tidak pengelolaan arsip dinamis aktifnya, walaupun masih
dirasa perlu untuk dikembangan yang lebih lanjut, kegiatan kearsipan mulai
penciptaan, pengelolaan, sampai pada temu kembali sudah dapat dilaksanakan
dengan baik.
Sedangkan dalam
bidang perpustakaan, adanya website dan aplikasi terkait perpustakaan digital
semakin memudahkan masyarakat untuk mengakses layanan perpustakaan. Berbicara
tentang perpustakaan, pada dasarnya tugas utama dari perpustakaan adalah
mengembangkan literasi masyarakat. Dimana layanan perpustakaan, dalam konsep,
bentuk maupun format apapun itu, harus bermuara pada pengembangan literasi.
Literasi disini tidak diartikan dalam arti sempit, kemampuan membaca, menulis
dan berhitung, namun literasi dengan makna yang lebih luas, yaitu pemahaman
atas pengetahuan sehingga dan menggunakan pengetahuan tersebut dalam untuk
pengambilan keputusan dalam kehidupan sehari-hari. Pengambilan keputusan akan
berbagai permasalahan, keputusan bagaimana bereaksi dan bersikap, bahkan sampai
pada keputusan bagaimana berbicara.
Hal ini lah yang
diperhatikan oleh pemerintah, bagaimana mengembangkan tidak hanya pengetahuan
namun juga literasi masyarakatnya. Pada masa pandemi covid-19 saat ini
misalnya, dimana himbauan protokol kesehatan 3M yang disampaikan pemerintah
dirasa sangat sulit dicerna dan dipatuhi masyarakat. Walaupun dengan regulasi
dan berbagai program pembatasan yang diterapkan, sebagian masyarakat masih saja
mengindahkan dengan beragam argumen. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat literasi
warga masyarakat yang demikian itu dapat dikatakan relatif rendah.
Dalam hal ini Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan seharusnya mengambil proporsi perannya tidak dalam mengembangkan
literasi masyarakat, namun juga menyiapkan masyarakat menghadapi perkembangan
teknologi informasi yang sangat cepat di masa pandemi ini.
RUMUSAN MASALAH
Sejauh mana peran dan fungsi Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan dalam peningkatan kualitas pengelolaan kearsipan pemerintah dan
pengembangan literasi masyarakat?
ANALISA
1.
Kondisi Saat Ini
a.
Kearsipan
Arsip
merupakan dokumen penting yang diperlukan sebagai sumber informasi hukum,
historis, dan perkembangan kekinian. Sedangkan kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip, mulai penciptaan
arsip, perawatan, pemeilharaan sampai pada temu kembali arsip. Pengelolaan
arsip sangat penting bagi penyelenggaraan lembaga, apalagi lembaga pemerintah,
dimana arsip dapat merupakan barang bukti hukum dan historis atas suatu
penyelenggaraan pemerintahan. Namun hal ini kurang banyak disadari oleh para
penyelenggaraan pemerintahan (baca: OPD), banyak yang beranggapan bahwa urusan
kearsipan adalah urusan arsiparis dan dinas yang membidanginya. Sehingga tidak
jarang, pengelolaan arsip di OPD terlihat tidak terurus dengan pengelolaan
seadanya, lebih “miris” lagi, SDM atau personil pengelola arsip ditunjuk
personil yang dinilai “tidak potensial”, karena berpendapat bahwa mengelola
arsip adalah pekerjaan yang mudah dan membosankan. Pandangan inilah yang harus
diluruskan, sehingga tidak berlebihan, dalam RJPMD, kuantitas OPD yang “sadar”
arsip dan peningkatan kualitas SDM kearsipan masih menjadi indikator kinerja.
Program kerja yang efektif dan efisien yang disesuaikan
dengan perkembangan teknologi informasi dan beradaptasi dengan situasi pandemi
covid-19 harus dikembangkan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Sehingga tidak ada lagi, keluhan dari berbagai OPD bahwa kehadiran Arsiparis di
OPD hanya melakukan hal yang sama dengan nama program yang berbeda.
b.
Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang artinya buku
atau kitab. Sedangkan perpustakaan dapat diartikan sebagai tempat untuk
mendapatkan akses dan layanan terkait informasi, ilmu pengetahuan, data dan
sumber ilmu lainnya dalam bentuk maupun format apapun. Terdapat 4 (empat) fungsi
perputakaan yaitu sebagai tempat pendidikan, memperoleh informasi dan
pengetahuan, tempat rekrasi dan tempat pengembangan kultural.
Dari 4 (empat) fungsi tersebut, dapat dijelaskan bahwa
perpustakaan bukannya tempat ditatanya buku-buku untuk dibaca dan dipinjam,
namun juga sebagai tempat yang menyenangkan dan mencerdaskan. Kegiatan yang
rekreatif dengan tempat yang nyaman harus diciptakan untuk “mengundang” warga
masyarakat berkunjung ke perpustakaan. Konsep “The Dynamic Library” yang sudah dikembangkan sejak tahun 2008 bahwa
perpustakaan adalah tempat yang dinamis dengan segala macam aktivitas yang
bermuara pada pengembangan literasi masyarakat harusnya tetap dijalankan dan
dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin
meroket. Lebih jauh lagi, dengan adanya pandemi covid-19, adaptasi layanan
perpustakaan haruslah dikembangkan, layanan perpustakaan “tidak hanya” membaca
buku, namun bagaimana warga masyarakat dapat membaca buku dan memperoleh
informasi, ilmu pengetahuan, pengalaman serta rekreasi kapan dan dimanapun berada. Sehingga
layanan perpustakaan tidak terbatas pada hari dan jam buka layanan.
2.
Kondisi yang Diinginkan
a.
Kearsipan
Sebagaimana diuraikan sebelumnya, bahwa terdapat 2
permasalahan yang saling terkait pada bidang kearsipan, yaitu: paradigma kurang
pentingnya pengelolaan arsip bagi sebagian karyawan dan pimpinan OPD yang
berdampak pada ketidakseriusan OPD dalam mengelola arsipnya. Hal inilah yang
harus diatasi terlebih dahulu, untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di
lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
Sehingga kondisi yang diinginkan adalah bagaimana pegawai
atau karyawan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta memiliki kesadaran
(awareness) akan pentingnya arsip dan pengelolaannya dan mau melalukan kegiatan
pengelolaan arsip sesuai standar baku yang telah ditetapkan, baik secara manual
maupun secara elektronik. Disamping itu juga mengembangkan e-office pada JSS sehingga dapat semakin user friendly dalam pengelolaan arsip, dan tidak hanya terbatas
pada pengelolaan surat menyurat, namun juga sampai pada pengarsipan yang sesuai
dengan standar baku kearsipan.
b.
Perpustakaan
“The more people
get the knowledge, the more knowledge goes to people” atau “semakin banyak
pengetahuan yang diperoleh masyarakat, dan semakin banyak masyarakat yang
memperoleh pengetahuan”, kiranya inilah frasa atau kata kunci yang diharapkan dapat
dijalankan di Perpustakaan Kota Yogyakarta. Dimana perpustakaan menjadi tempat
yang cozy dan menyenangkan bagi semua
orang. Tempat berbagai macam layanan yang cerdas dan rekreatif dapat dengan
mudah diakses baik secara manual maupun dengan teknologi informasi.
3. Inovasi
yang Akan Dilaksanakan
Jelas tertuang dalam RJPMD bahwa Dinas Perpustakaan dan
Kerasipan Kota Yogyakarta memiliki 2 sasaran layanan yang berbeda. Pada bidang
kerasipan, sasaran layanannya adalah karyawan di lingkungan Pemerintah Kota
Yogyakarta dan warga masyarakat atau publik secara umum adalah sasaran layanan
pada bidang perpustakaan. Hal ini tentunya menuntun Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Yogyakarta memiliki strategi dan inovasi yang berbeda dalam
mencapaian tujuannya. Strategi dan pendekatan yang pertama lebih pada
pendekatan secara birokrasi dan administrasi sedang yang kedua, lebih pada
pendekatan layanan publik yang ramah, cerdas dan menyenangkan.
Berikut strategi dan inovasi yang dapat dilakukan dalam
mencapai kondisi yang diharapkan sebagaimana diuraikan sebelumnya.
a.
Kearsipan
1)
Program
“Sahabat Arsiparis”
Program ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan
keterampilan bagi pengelola arsip dan karyawan di lingkungan Pemerintah Kota
Yogyakarta pada umumnya. Program ini mengadopsi dari konsep Bisnis MLM dimana
seorang Arsiparis menjadi Upline dan bersahabat dengan pengelola arsip di OPD,
khususnya dan karyawan pada umumnya. Adapun pendekatan yang dilakukan adalah
pendekatan “dari hati ke hati”,
dengan program yang dapat dirancang oleh Arsiparis. Sehingga diharapkan dapat
menimbulkan snowbolling effect.
Komunikasi tidak harus bertatap muka, bisa dengan memanfaatkan teknologi dan
menyeseuaikan kondisi pada saat pandemi. Tentunya sebelum program ini
diluncurkan, pelatihan dan pembekalan bagi Arsiparis akan dilakukan terlebih
dahulu.
2)
Efektifitas
dan Efisiensi Program Pembinaan
Banyak dikeluhkan bahwa, setiap kali Arsiparis berkunjung
ke OPD, hal yang sama akan dilakukan dengan nama program yang berbeda.
Penilaian lomba arsip, monitoring, pendampingan dan masih banyak lagi yang pada
dasarnya memiliki keluaran atau output yang sama.
Hal ini dapat diatasi dengan meleburkan berbagai jenis
program dengan output yang sama tersebut ke dalam satu bentuk program pembinaan
yang terukur dan terarah. Disamping efesien secara anggaran, pembagian
ketugasan arsiparis juga akan lebih merata dan efisien.
3)
Pengembangan
aplikasi e-office
Pemanfaatan e-office
pada JSS saat ini sudah sangat membantu dalam pengelolaan arsip, khususnya dalam
hal pengelolaan surat menyurat, baik di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta
maupun dengan pihak luar. Namun masih dapat dikembangkan, tidak hanya terbatas
pada pengelolaan surat menyurat tapi juga untuk pengelolaan arsip dalam arti
yang lebih luas.
b.
Perpustakaan
1)
Revitalisasi
landscape dan fasilitas serta sarana
prasarana perpustakaan di kawasan Kotabaru.
Perpustakaan Kota Yogyakarta terletak di Kawasan
Kotabaru, kawasan premium yang telah direvitalisasi dan mejadi destinasi wisata
Kota Yogyakarta, dan sejak 4 tahun terakhir, kawasan tersebut telah dicanangkan
sebagai “Kotabaru Public Space”,
sehingga landscape dan bangunan harus seirama dengan atmosfer yang dikembangkan
di kawasan tersebut.
Penataan landscape
dan tampilan gedung dapat dilakukan agar yang sejalan dengan konsep kawasan,
disamping itu, penataan yang “mirip cafe”
yang bernuansakan budaya dan Jogja dapat menjadi daya tarik tersendiri bagi
warga masyarakat. Pemenuhan fasilitas dan sarana prasarana yang disesuaikan
dengan konsep “Adaptasi Kebiasaan Baru” (AKB), akan memudahkan penerapan
protokol kesehatan, tanpa menghilangkan nilai estetik dan kenyamanan, sehingga,
misalnya, tidak perlu lagi menuliskan tanda silang pada meja atau kursi.
Dan sebagai bagian dari Kotabaru public space, Perpustakaan
Kota Yogyakarta dapat dikembangkan sebagai tempat kreatif untuk “kerja dan
diskusi bareng” atau co-working space, tempat diskusi dan belajar bagi
mahasiswa dan pelajar serta warga masyarakat pada umumnya, tidak hanya sebagai
wahana pengembangan literasi tetapi juga menguatkan ikon Kota Yogyakarta
sebagai kota pendidikan, wisata dan budaya sekaligus.
2) Diversifikasi
layanan program kegiatan, khususnya dengan basis informasi teknologi
Pandemi memaksa semua layanan publik untuk membatasi
aktivitasnya, bukan dalam arti luas namun pembatasan dalam arti fisik dan
keramaian. Sehingga, layanan “terbatas” secara fisik di Perpustakaan Kota
Yogyakarta dapat “diganti” dengan layanan dengan memanfaatkan teknologi
informasi. Peragaman atau diversifikasi layanan perpustakaan juga harus
dilakukan, disamping layanan e-book yang telah dikembangkan, layanan
“rekreatif” bagi anak sekolah yang “bosan” belajar di rumah dapat dikembangkan
dengan menggunakan platform yang sudah ada, semisal sportify dan youtube.
“BOOKIE BERCERITA” dengan menggunakan platform sportify misalnya, dapat
dikembangkan sebagai ajang kreasi anak-anak menggantikan program “Mendogeng”
yang dilaksanakan secara fisik di perpustakaan.
3)
Pengembangan
kerjasama berbasis program
Keterbatasan anggaran selalu menjadi “Kambing Hitam”
tidak terlaksananya suatu inovasi atau ide, pengembangan kerjasama dengan
berbagai pihak yang memiliki visi dan misi serta tujuan yang sama dapat
dilakukan untuk pengembangan program dan layanan yang lebih luas.
KESIMPULAN
Kesimpulan pada makalah ini adalah:
1. Berdasarkan indikator kinerja pada RJPMD, terdapat 2
sasaran layanan pada Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kota Yogyakarta, yaitu
karyawan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta pada bidang kearsipan dan
warga masyarakat atau publik secara umum adalah sasaran layanan pada bidang
perpustakaan
2. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta memiliki
strategi dan inovasi yang berbeda dalam mencapaian tujuannya, sesuai dengan
sasaran layanannya.
3. Strategi dan pendekatan yang pertama lebih pada
pendekatan secara birokrasi dan administrasi sedang yang kedua, lebih pada
pendekatan layanan publik yang ramah, cerdas dan menyenangkan.
Rencana kerja yang
akan dilaksanakan dalam upaya peningkatan layanan pada Dinas Perpustakaan dan
Kerasipan Kota Yogyakarta adalah:
1. Untuk Bidang Kearsipan
a. Pelaksanaan inovasi peningkatan kualitas sumber daya
manusia pada bidang kearsipan dengan Program “Sahabat Arsiparis”.
b. Peningkatan kualitas Program Pembinaan Pengelolaan Arsip
di OPD dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi program.
c. Peningkatan kualitas pengelolaan arsip dengan
pengembangan aplikasi e-office.
2.
Untuk
Bidang Perpustakaan
a. Revitalisasi
landscape dan fasilitas serta sarana
prasarana perpustakaan di kawasan Kotabaru.
b. Diversifikasi layanan program kegiatan, khususnya dengan
basis informasi teknologi.
c. Pengembangan kerjasama berbasis program.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar