Pengantar
Tulisan ini merupakan tugas akhir pada saat saya mengikuti Profesional Felowship di Amerika Serikat beberapa tahun lalu. Sebuah tugas yang diberikan untuk memberi masukan pada program yang akan dikembangkan oleh Pemerintah Kota Tallahassee, Florida.
Semoga bermanfaat.
☺☺☺
iBank Tally merupakan singkatan dari Ideas Bank Tallahassee, sebuah program berbasis teknologi informasi yang dikembangkan oleh Pemerintah Kota Thallahassee, Florida, untuk mengajak dan meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembuatan dan penyusunan program pembangunan dan pelayanan publik.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi
yang pesat memaksa orang untuk mengikuti dan memanfaatkannya. Hampir setiap
orang dibelahan dunia sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam kehidupan
sehari-harinya, baik untuk pencarian informasi, komunikasi atau hanya untuk
bersenang-senang. Penggunaan internet baik itu melalui computer PC, laptop
bahkan smartphone sudah sangat lazim digunakan bahkan oleh anak kecil sekalipun,
ditambah lagi adanya teknologi Wifi yang membuat penggunaan telnologi ini
relatif mudah dan murah untuk dapat diakses oleh siapapun.
Teknologi informasi banyak
digunakan untuk memudahkan komunikasi dalam kehidupan, baik itu komunikasi
pribadi mapun komunikasi antar organisasi bahkan antar negara. Kecepatan
penyampaian informasi merupakan aspek yang diandalkan dalam teknologi ini. Hampir dapat
dipastikan bahwa apa yang terjadi dan informasi apa yang berkembang pada detik
ini dapat langsung diketahui dan dinikmati setiap orang dimanapun dia berada,
sehingga dapat dikatakan bahwa penyebaran informasi melalui teknologi informasi
merupakan sarana komunikasi yang sangat efektif.
Teknologi inilah yang kemudian
banyak dimanfaatkan oleh pemerintah baik untuk meningkatan kualitas komunikasi
maupun pelayanan pada masyarakat. Banyak model dan strategi yang dikembangkan,
mulai dari hanya untuk penyebaran informasi pembangunan dan pelayanan
masyarakat sampai pada upaya peningkatan peran serta masyarakat dalam proses
pembangunan itu sendiri.
Di banyak negara berkembang,
pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka peningkatan peran serta masyarakat
dalam komunikasi pembangunan masih bersifat pasif dan reaktif. Namun, seiring
dengan perkembangan dan kemajuan suatu negara, peran tersebut berkembang menjadi
lebih aktif dan penuh inisiatif. Masyarakat tidak hanya menerima informasi dari
pemerintah tapi juga aktif dalam memberikan tanggapan dan masukan pada program pemerintah.
Hal inilah yang ditangkap oleh
Pemerintah Kota Thallahassee, Florida, inisiatif penggunaan teknologi informasi
untuk mengajak dan meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembuatan dan
penyusunan program pembangunan dan pelayanan publik dikembangkan. Yang kemudian
disebut dengan Ideas Bank Tallahassee (iBank Tally).
iBank
Tally
iBank Tally merupakan kependekan
dari Idea Bank Tallahassee (Bank Ide Tallahassee). Pada awalnya iBank Tally
dikembangkan untuk mendukung program “Tallahassee GreenPrint” yang merupakan
program strategis sustainability (keberlanjutan) Pemerintah Kota Tallahassee. Program
ini merupakan salah satu sarana bagi masyarakat untuk menghimpun dan berbagi
ide dan pendapat dalam rangka meningkatkan kehidupan masyarakat, khususnya dalam
hal lingkungan. Namun dalam perkembangannya dan dengan beberapa pertimbangan,
iBank Tally juga dapat digunakan tidak hanya menyangkut isu sustainability,
namun dalam topik dan isu yang lebih luas,. Dengan adanya iBank Tally,
diharapkan peran serta masyarakat dalam isu pembangunan Kota Tallahassee akan
semakin dinamis dan meningkat.
Pengembangan iBank Tally
dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sehingga banyak hal yang
perlu dipertimbangkan, baik masalah program dan aplikasi; materi atau konten
yang akan ditampilkan sampai pada pengaturan dan management pemanfaatan ide dan
pendapat masyarakat.
Dasar
Teori
Ada tiga kata kunci yang terkait
dengan pengembangan iBank, yaitu keterlibatan masyarakat, idea sourcing (sumber ide) dan teknologi informas.
Keterlibatan
Masyarakat
Ada banyak istilah dan definisi
yang berkaitan dengan keterlibatan masyarakat. Fraiser Basin Concil (2003)
merujuk bahwa keterlibatan masyarakat adalah bentuk partisipasi masyarakat dalam
halpengambilan keputusan dan tindakan yang membantu membentuk komunitas mereka.
Sementara Fawcett et al, (1995; Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit)
mengatakan bahwa keterlibatan masyarakat adalah proses bekerja bersama-sama
dengan dan melalui sekelompok orang yang berafiliasi dengan kedekatan
geografis, minat khusus, atau situasi yang sama untuk mengatasi masalah yang
mempengaruhi efektivitas (kesejahteraan) dari orang-orang.
Departemen Kesehatan Minnesota (2002)
mengatakan bahwa keterlibatan masyarakat adalah sebuah proses, bukan sebuah
program, dalam hal menilai, merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi solusi
untuk masalah yang mempengaruhi mereka. Dengan demikian, keterlibatan
masyarakat melibatkan kepercayaan interpersonal, komunikasi, dan kolaborasi.
Keterlibatan tersebut, atau partisipasi, harus fokus pada, dan hasil dari,
kebutuhan, harapan, dan keinginan anggota suatu komunitas.
Dengan demikian, keterlibatan
masyarakat adalah proses untuk melibatkan masyarakat dalam pengambilan
keputusan untuk tujuan menerapkan visi kolektif untuk kepentingan masyarakat.
Idea sourcing
Sederhananya, idea sourcing (sumber ide) adalah konsep
untuk mengumpulkan ide-ide dan pendapat
warga negara atau masyarakat. Dan salah satu alat untuk melakukan proses
ini disebut crowdsoursing. Crowdsourcing adalah proses mendapatkan
pelayanan yang dibutuhkan, ide, atau konten dengan meminta kontribusi dari
sekelompok besar orang, dan terutama dari komunitas online, dan bukan dari
karyawan tradisional atau pemasok/vendor. Atau bisa juga berarti melibatkan
banyak orang dalam suatu potongan proyek. Dalam penjangkauan pendidikan dan
nirlaba, crowdsourcing adalah bentuk
keterlibatan masyarakat, seperti berpartisipasi dalam kursus online,
mengumpulkan dan meng-upload foto untuk proyek ilmiah komunitas, bermain game
matematika untuk membantu guru menemukan metode baru untuk mengajar cara mudah
matematika, atau berpartisipasi dalam diskusi/forum online.
Salah satu istilah yang juga
terkait dengan idea sourcing adalah community sourcing. Perbedaannya adalah
bahwa dalam community sourcing, target
atau komunitas kelompok telah ditentukan sebelumnya, sementara crowdsourcing target belum ditentukan.
Teknologi
Informasi
Menurut Random House Webster
Kernerman College Dictionary (2010), teknologi informasi adalah pengembangan,
implementasi, dan pemeliharaan perangkat keras komputer dan sistem perangkat
lunak untuk mengatur dan mengkomunikasikan informasi secara elektronik.
Teknologi informasi juga dapat
dikatakan sebagai cabang teknik yang berhubungan dengan penggunaan komputer dan
telekomunikasi untuk mengambil dan menyimpan dan mengirimkan informasi. Hal ini
juga dapat dikatakan sebagai aplikasi komputer dan peralatan telekomunikasi
untuk menyimpan, mengambil, mengirim dan memanipulasi data. Istilah ini umumnya
digunakan sebagai sinonim untuk komputer dan jaringan komputer, tetapi juga
mencakup teknologi distribusi informasi lain seperti televisi dan telepon.
Beberapa industri yang terkait dengan teknologi informasi, termasuk perangkat
keras komputer, perangkat lunak, elektronik, semikonduktor, internet, peralatan
telekomunikasi, e-commerce, dan layanan komputer.
Dengan demikian, teknologi
informasi mengacu pada apapun yang berhubungan dengan teknologi komputasi,
seperti jaringan, perangkat keras, perangkat lunak, Internet, atau orang-orang
yang bekerja dengan teknologi ini untuk mengatur dan mengkomunikasikan
informasi secara elektronik.
Beberapa
Isu Sejenis
Upaya peningkatan keterlibatan
aktif masyarakat dalam hal menghimpun ide dan pendapat masyarakat melalui suatu
mekanisme dengan memanfaatkan teknology informasi sudah dikembangkan oleh
pemerintah, baik pemerintah lokal maupun kementerian di sejumlah negara bagian
di Amerika Serikat maupun luar Amerika Serikat. Konsep ini disebut “idea sourcing”.
Konsep idea sourcing ini baru dikembangkan oleh Kota Philadelphia. Dengan
menggunakan praktek crowdsourcing untuk
mendapatkan layanan, ide, atau konten dengan meminta kontribusi dari sekelompok
besar orang dan terutama dari komunitas online. Kota ini mengeluarkan request for proposal (RFP) untuk Ide
Sourcing Platform, sebuah portal elektronik dimana warga dapat memberikan ide
untuk perbaikan layanan perkotaan. Fungsi online platform idea sourcing yang
mudah digunakan adalah yang memungkinkan admin untuk meminta, memprioritaskan,
mengkategorikan, dan menganalisis masukan dari masyarakat tentang berbagai
masalah kebijakan.
Bentuk layanan meliputi: jajak
pendapat instan, topik/pertanyaan, alokasi anggaran, survei, berbagi foto &
prioritas, video-sharing & prioritas, manajemen konten dashboard dan data
& metrik dashboard.
Konsep idea sourcing, juga telah digunakan oleh Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan Indonesia, khususnya Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini,
Pendidikan Non-formal dan Informal, yang memiliki misi dan tanggung jawab untuk
meningkatkan kehidupan masyarakat melalui program pembangunan, khususnya di
bidang anak usia dini, pendidikan nonformal dan informal, seperti komunitas pendidikan
anak usia dini (PAUD), taman bacaan masyarakat (TBM), keaksaraan fungsional,
program kursus keterampilan bagi masyarakat dan banyak lainnya.
Untuk mendorong masyarakat untuk
berbagi ide dan inisiatif mereka, mereka meminta usulan yang mengacu pada topik
yang sedang dikembangkan. Misalnya, tentang TBM, untuk mengumpulkan ide-ide
dari masyarakat model baru atau strategi bagaimana mengelola sebuah TBM sehingga
mereka dapat berjalan dengan baik dan memberikan manfaat yang sangat besar
untuk meningkatkan literasi masyarakat. Dalam satu periode, mereka akan memilih
sejumlah ide atau proposal "terbaik" dan kemudian memberi mereka
hibah untuk mengimplemntasikan ide-ide tersebut. Pengajuan proposal dilakukan
secara online yang bertujuan untuk mempermudah proses dan meningkatkan
akuntabilitas publik.
Selain dua kasus tersebut,
konsep ide sourcing juga digunakan oleh National
Wildlife Federation (NWF), sebuah organisasi konservasi Amerika yang melindungi
satwa liar untuk masa depan anak-anak. Dalam website online mereka, mereka
mendorong orang dan keterlibatan masyarakat dalam salah satu tools
atau menu yang disebut dengan "take
an action", "donate"
dan "how to help", dimana
masyarakat dapat mengirimkan ide-ide dan komentar mereka, meng-upload foto
satwa liar, mengadopsi binatang, menyumbangkan dana dan banyak lainnya.
Pembahasan
Sebagaimana dijelaskan pada
bagian terdahulu, bahwa iBank Tally diharapkan dapat menjadi sarana untuk
meningkatkan keterlibatan masyarakat dalam menentukan program layanan
pemerintah (khususnya yang berkaitan dengan sustainability) tentunya memiliki
konsep dan karakteristik tersendiri. Berdasarkan beberapa teori dan isue
terkait, beberapa hal berikut dapat menjadi pertimbangan pengembangan iBank
Tally.
1. Website
Pada awalnya ide dari Ibank
adalah untuk menyusun strategi GrenPrint Kota Tallahassee, dan kemudian
berkembang menjadi suatu layanan online Kota Tallahasse untuk menampung aspirasi
masyarakat pada kebijakan pemerintah kota. Namun sebelum membuat suatu platform
mengenai iBank, penting untuk dipertimbangkan adalah, apakah sarana Ibank Tally
akan tergabung dalam website kota Tallahssee ataukah akan ada satu portal
tersendiri yang secara mandiri dibangun.
Apabila iBank menjadi salah satu
link atau menu dalam website resmi kota Tallahasse, maka penggalian ide
masyarakat dirasa kurang efektif dibanding menjadi satu website tersendiri. Hal
ini mengingat, dalam website tersebut sudah begitu banyak informasi yang
disajikan, sehingga masyarakat tidak akan fokus pada apa yang akan mereka
lakukan. Kecuali orang-orang yang dengan sengaja ingin berpartisipasi dalam
iBank tersebut. Disamping juga akan menyulitkan kategorisasi ide-ide dari
masyarakat dan tentunya pada pengaturannya.
2. Kelompok sasaran
Kelompok sasaran adalah orang-orang
atau masyarakat yang perlu dicapai. Alasan dikembangkannya iBank adalah untuk
memfasilitasi Pemerintah Kota dalam rangka melibatkan masyarakat dalam program
pemerintah melalui suatu mekanisme idea
sourcing. Sehingga penting untuk memiliki rencana dan pemahaman apakah
kelompok sasaran tersebut berupa komunitas tertentu, crowd atau keduanya.. Aspek mempengaruhi penentuan target tersebut
adalah tujuan memberikan pesan dan juga jenis keterlibatan yang telah
diharapkan.
Ada dua jenis keterlibatan masyarakat,
aktif atau pasif. Keterlibatan aktif lebih menarik bagi komunitas, dan kurang
menarik bagi crowd, karena mereka sudah memiliki informasi awal dan sudah memilih
untuk mendukung pekerjaan. iBank dapat menargetkan masyarakat baik, kerumunan
atau hybrid.
3. Tujuan dan Fitur
Secara khusus, tujuan iBank adalah untuk
melibatkan masyarakat dalam mengarahkan konsep pembangunan kota secara umum,
tetapi di antara tujuan umum, ada tujuan yang secara khusus dapat didefinisikan
bentuk partisipasi yang diharapkan sejalan dengan program pemerintah. Hal inilah
yang akan mempengaruhi fitur atau fungsi yang akan disertakan. Berikut adalah
beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan.
a) Instan
poll/jajak pendapat Instan: merupakan survei opini publik dari sampel
tertentu. Jajak pendapat dan survei opini publik biasanya dirancang untuk
mewakili pandangan dari populasi dengan melakukan serangkaian pertanyaan dan
kemudian ekstrapolasi generalisasi dalam rasio atau dalam interval kepercayaan.
Hal ini memungkinkan mekanik untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan pilihan
bagi warga untuk memilih jawaban.
b) Survey
(survei online): adalah kuesioner dengan target audiens tertentu dan
diharapkan mendapat tanggapan yang lebih dapat menyelesaikan masalah melalui dari
website. Survei online biasanya dibuat dalam bentuk Web dengan database untuk
menyimpan jawaban dan software statistik untuk memberikan analisis. Orang dapat
didorong untuk menyelesaikan survei online dengan memberikan insentif seperti undian
untuk memenangkan hadiah.
c) Forum
Web: adalah bagian dari sebuah website yang memungkinkan masyarakat untuk
berkomunikasi satu sama lain dengan postingan pesan. Kebanyakan forum
memungkinkan pengunjung anonim untuk melihat posting forum, tetapi tetap
dibutuhkan mekanisme pembuatan akun untuk mengirim pesan di forum. Ketika
posting di forum, masyarakat dapat memposting balasan dalam thread yang sudah
ada atau membuat topik baru, hal ini tentunya dapat memberikan informasi apa
topik yang sedang hangat dan menjadi perhatian masyarakat dalam suatu periode
waktu tertentu.
d) Weblog/Multi-Author
Blog (MABs): adalah sebuah situs diskusi atau informasi yang dipublikasikan
di situs web dan terdiri dari entri diskrit ("posting") biasanya ditampilkan
dalam urutan kronologis terbalik (posting terbaru muncul pertama kali).
Masyarakat dapat diundang untuk menulis artikel dan posting di blog dengan
topik yang telah ditentukan dalam periode waktu. Weblog memungkinkan orang
untuk meninggalkan komentar dan bahkan pesan satu sama lain, dan interaktivitas
yang membedakan mereka dari website statis lainnya. Dalam hal ini, admin juga
dapat menulis wacana baru atau artikel kemudian meminta umpan balik dari
masyarakat tentang hal itu.
e) Berbagi
foto & video: adalah penerbitan atau transfer foto digital atau video,
sehingga memungkinkan orang untuk berbagi dengan orang lain. Fungsi ini
disediakan melalui kedua website dan aplikasi yang memfasilitasi upload dan
menampilkan gambar. Sharing berarti bahwa pengguna lain dapat melihat tetapi
tidak harus men-download foto-foto, pengguna bisa memilih opsi hak cipta yang
berbeda untuk foto mereka. Di iBank, istilah berbagi foto dan video dapat
digunakan sebagai tempat untuk berbagi kegiatan baik yang dilakukan oleh
masyarakat atau kota yang terkait dengan isu-isu atau topik yang telah
ditentukan atau sedang dibahas.
f) Call for proposal: mengacu pada kegiatan dimana warga atau masyarakat diundang untuk mengajukan proposal proyek. Selain fungsi tersebut atau fitur, iBank juga dapat diintegrasikan dengan media sosial, seperti facebook, twitter, linkedin dll.
4. Klasifikasi
/Kategorisasi Ide
Klasifikasi ide atau gagasan kategorisasi
adalah proses di mana ide-ide dihimpun, dibedakan, dan dipahami. Kategorisasi
menyiratkan bahwa ide-ide dikelompokkan ke dalam beberapa kategori untuk tujuan
tertentu. Cara mengkategorikan akan menentukan langkah-langkah berikutnya untuk
implementasi dan tindak lanjut.
5. Manajemen
Setidaknya ada dua pertanyaan yang
berhubungan dengan pengelolaan iBank, yang akan mengelola dan bagaimana hal itu
akan dikelola. Sejak iBank Tally diharapkan menjadi salah satu sarana City
keterlibatan masyarakat dan ide sourcing, untuk memutuskan siapa yang akan
mengelola, bertanggung jawab dan maintance merupakan salah satu aspek yang
harus dipertimbangkan. Mengangkatnya ke kursus tingkat yang lebih tinggi akan
memberikan dampak yang lebih baik dalam hal manajemen, karena materi dan
diskusi yang akan dimasukkan ke iBank bukan hanya tentang GreenPrint namun
berbagai masalah yang berkaitan dengan pelayanan pemerintah. Hal ini juga akan
memudahkan koordinasi dan komunikasi antar lapangan, jadi, untuk memutuskan
siapa atau departemen mana yang bertanggung jawab untuk proyek ini adalah hal
yang penting untuk dilakukan pada pertama. Adapun yang pada akhirnya akan
secara teknis mengembangkan dan mengelola iBank apakah staf City atau penyedia
disewa adalah hal teknis yang bisa dibahas kemudian.
Beberapa hal yang juga penting untuk disorot
adalah pengelolaan iBank. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan.
a) Rencana:
adalah penyusunan tujuan, strategi, daftar tugas dan jadwal yang diperlukan
untuk mencapai tujuan. Setiap detail harus dicakup dalam perencanaan meliputi
lingkup iBank, anggaran dan juga desain sitemap.
b) Desain:
berkaitan dengan menampilkan halaman web yang akan terlihat. Hal ini penting
untuk menarik perhatian masyarakat dan identitas perusahaan.
c) Pelaksanaan
atau Follow-up: adalah inti dari proses iBank. Ini adalah bentuk tanggung
jawab dan menghormati masyarakat atas partisipasi mereka dalam iBank. Koleksi
ide, pendapat dan "karya" masyarakat tidak akan mampu memberikan
manfaat apapun ke Kota jika ide-ide, pendapat dan "karya" dibiarkan
tanpa ada upaya tindak lanjut. Selain itu, akan menimbulkan hilangnya
kepercayaan masyarakat pada sistem ini. Pelaksanaan dan tindak lanjut dari
iBank pada dasarnya direncanakan dan diputuskan sebelum proses ide-sourcing
atau topik atau "tugas" tersebut ditawarkan kepada publik.
d) Mantainance:
adalah pemeliharaan yang meliputi pembaruan dan atau perubahan tampilan dan
konten website dan juga menyiapkan anggaran untuk diperlukan.
Kesimpulan
Teknologi informasi menawarkan potensi metode baru yang dapat melibatkan masyarakat dalam perencanaan kota. Tugas penting untuk mencapai dengan penggunaan media baru tersebut adalah dengan menyediakan “alat” komunikasi yang memungkinkan untuk terlibat dari jarak yang jauh dan memungkinkan proses manajemen partisipatif berlangsung. iBank Tally memanfaatkan konsep ini untuk mengumpulkan ide-ide masyarakat dan mendorong keterlibatan untuk perbaikan ke kota. Untuk membangun sebuah situs web, penting untuk mempertimbangkan tujuan dari pembangunan website, serta seperti apa keterlibatan masyarakat yang diharapkan dan juga bagaimana hal itu akan dikelola. Dan beberapa aspek yang dapat menjadi pertimbangan untuk mengembangkan iBank adalah: 1) situs; 2) kelompok sasaran; 3) tujuan dan fitur; 4) klasifikasi ide/kategorisasi dan 5) manajemen.
Referensi
http://amysampleward.org
http://dailycrowdsource.com
http://encyclopedia2.thefreedictionary.com
http://www.gotechark.com
http://www.merriam-webster.com
http://www.nwf.org
http://www.projectsmart.co.uk
http://www.techopedia.com
http://www.techterms.com
http://www.thefreedictionary.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar