Tulisan berikut adalah ide tulisan ketika mengikuti Seleksi JPT untuk jabatan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada bulan Juni 2023 yang lalu. Dalam seleksi JPT salah satu tahapan adalah menuliskan makalah dengan tema yang telah ditentukan dalam waktu 3 jam, yang kemudian akan "dikulik" pada tahapan wawancara sehari setelahnya. Tema yang disodorkan terkit Daya saing & Kolaborasi. Dua kata yang jamak dikenal berpasangan dalam upaya meningkatkan kinerja sebuah pemerintahan dalam rangka meningkatkan layanan pada masyarakat.
Semoga bermanfaat & selamat membaca!
A. Latar Belakang
Kota Yogyakarta adalah kota dengan banyak predikat, disamping sebagai
Kota Pendidikan, Kota Budaya dan Kota Pariwisata. Dikenal sebagai Kota
Pendidikan, karena Yogyakarta sebagai dipandang sebagai barometer pendidikan di
Indonesia, banyak sekolah-sekolah dan perguruan tinggi ternama berada di
Yogyakarta, sebagai Kota Budaya, mengingat adat istiadat dan budaya Jawa yang
masih kental dan lestari. Dikenal sebagai Kota Pariwisata karena dalam tiap
tahunnya banyak wisatawan baik mancanega maupun nusantara yang berkunjung ke
Kota Yogyakarta untuk menikmati keelokan kota yang dikenal ramah dan “ngangeni”, sehingga tidak berlebihan
apabila banyak bermunculan ungkapan ungkapan atau quote yang
menggambarkan pengalaman, rasa dan karsa ketika berkunjung ke Yogyakarta. “Jogja
terbuat dari rindu, pulang dan angkringan”, “setiap sudut Kota Jogja itu
romantis” dan masih banyak lagi. Bahkan Sujiwo Tedjo, mengatakan “Pergi ke
Jogja adalah cara menertawakan kesibukan orang Jakarta.” Hal tersebut
menunjukkan bahwa secara alami Kota Yogyakarta adalah kota yang nyaman untuk
dikunjungi, tak heran, predikat Kota Pariwisata melekat dalam dan mengakar, tinggal
bagaimana menjaga hal tersebut.
Dalam Rencana Pembangunan Daerah Kota Yogyakarta tahun 2023 – 2026, menyebutkan
bahwa visi Kota Yogyakarta adalah mewujudkan Kota Yogyakarta sebagai Kota
Pendidikan yang Berkualitas, Pariwisata Berbasis Budaya dan Pelayanan Jasa yang
Berwawasan Lingkungan. Dan diturunkan dalam misi pembangunan untuk
mewujudkannya. Dimana pariwisata sebagai lokomotif yang menarik gerbong kereta
pembangunan Yogyakarta, peran serta seluruh perangkat daerah dan stakeholder
diperlukan untuk meningkatkan daya saing kota Yogyakarta sebagai Kota
Pariwisata, agar sector ini tidak tergilas dengan maraknya kota kota yang berlomba
lomba memperoleh predikat sebagai Kota Pariwisata.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai perangkat
daerah yang walaupun membawahi urusan perpustakaan dan kearsipan, tentunya
tidak terlepas dari tanggung jawab tersebut, Perpustakaan Daerah, yang menempati
lokasi di kawasan strategis premium dalam pengembangan Wisata Kotabaru
Herritage. Banyak hal yang dapat dilakukan untuk turut serta ikut andil dalam
meningkatkan daya saing Yogyakarta sebagai Kota Pariwisata, tanpa meninggalkan
tugas pokok dalam pengembangan budaya literasi warga masyarakat Kota Yogyakarta. Demikian juga di bidang kearsipan, penelurusan arsip akan sejarah perkembangan Kotabaru sangat penting bagi narasi rencana pengembangan kota secara umum.
B.
Rumusan Masalah
C.
Analisa
1. Kondisi saat ini
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta adalah perangkat daerah
yang membawahi urusan perpustakaan dan kearsipan. Apabila dilihat dari Rencana
Pembangunan Daerah Kota Yogyakarta tahun 2023- 2026, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah mempunyai sasaran meningkatkan kualitas pendidikan
dan kapasitas tata kelola pemerintahan. Adapun strategi untuk pencapaian
sasaran tersebut, dibedakan menjadi 2, yaitu strategi bagi urusan perpustakaan
dan strategi bagi urusan kearsipan. Strategi bagi peningkatan kualitas
Pendidikan, yaitu: 1) meningkatkan kepuasan layanan perpustakaan; 2)
meningkatkan standar perpustakaan sesuai Standar Nasional Perpustakaan; 3)
meningkatkan kualitas bahan pustaka; dan 4) meningkatkan peran serta masyarakat
dalam penyimpanan, perawatan, pelestarian dan pendaftaran naskah kuno.
Sedang dalam sasaran meningkatkan kapasitas tata kelola pemerintahan, terdapat
3 strategi, 1) meningkatkan kualitas pengelolaan arsip; 2) meningkatkan
kualitas perlindungan dan pengamanan arsip; 3) meningkatkan kualitas informasi
dan akses layanan kearsipan.
Adapun
indikator kinerja pada bidang perpustakaan, yaitu 1) Rasio jumlah perpustakaan
2) Rasio jumlah perpustakaan per 10.000 penduduk; 3) Jumlah pengunjung
perpustakaan dan 4) Jumlah koleksi buku yang tersedia. Sedang dalam bidang
kearsipan, indikator kinerja adalah banyaknya jumlah OPD yang melaksanakan
kearsipan secara baku dan peningkatan SDM kearsipan di lingkungan Pemerintah
Kota Yogyakarta. Dari indikator kinerja tersebut, dapat disimpulkan bahwa
layanan pada Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kota Yogyakarta memiliki 2
sasaran yang berbeda. Pada bidang perpustakaan, sasaran layanan adalah masyarakat
secara umum atau layanan publik, sedangkan dalam bidang kearsipan, sasaran
layanan lebih pada pembinaan dan peningkatan kualitas pengelolaan arsip di
lingkungan pemerintahan.
2. Kondisi yang Diinginkan
Sebagaimana dijelaskan pada latar belakang, bahwa untuk mewujudkan visi Kota Yogyakarta sebagai Kota Pendidikan yang Berkualitas, Pariwisata Berbasis Berbudaya dan Pelayanan Publik yang Berwawasan Lingkungan. Seluruh stakeholder yang menjalankan pemerintahan serta swasta maupun warga masyarakat tentunya harus mengambil peran dalam pencapaian visi tersebut. Sebagai kota tujuan wisata dengan bidang pariwisata sebagai lokomotif pembangunan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan perlu mengambil peran yang proporsional dan strategis tanpa meninggalkan tugas pokok dan fungsinya dalam ikut meningkatkan daya saing kota Yogyakarta di bidang pariwisata.
Salah satu Kawasan wisata yang sedang dikembangkan di Kota Yogyakarta adalah Kawasan Kotabaru. Kawasan yang bertujuan untuk mengangkat cagar budaya Kotabaru, dengan 4 pilar, yaitu heritage, garden city, premium dan malam hari. Dengan brand Kotabaru Herritage, Kawasan ini diharapkan dapat menjadi magnet wisata malam hari selain Malioboro.
Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, yang berada dalam wewenang dan tanggungjawab Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menempati lokasi pada Kawasan premium tersebut, sebagai perangkat daerah yang bertujuan untuk mengembangkan budaya literasi masyarakat, bukan berarti “tutup mata” dengan pengembangan Kawasan yang ada di sekitarnya. Banyak program dan aktivitas yang dapat dilakukan untuk ikut mendukung pengembangan program tersebut. Dengan aktivitas yang menarik, pembenahan fisik dan sarana prasarana perpustakaan serta pengelolaan perpustakaan yang handal, pastinya akan meningkatkan peran bagi Dinas Perpustakaan dan Kerasipan untuk mensukseskan program pengembangan tersebut yang pada akhirnya sedikit memberi peran bagi peningkatan daya saing Kota Yogyakarta pada bidang pariwisata.
Dalam bidang kearsipan, sudah saatnya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menjadi center of excellence atau pusat rujukan segala informasi terkait Kota Yogyakarta dan Pemerintah Kota Yogyakarta. Yang akhirnya dapat meningkatkan daya saing Kota Yogyakarta.
3. Inovasi
a. Kolaborasi sebagai
strategi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam rangka peningkatan daya saing
kota Yogyakarta sebagai pariwisata
Tidak mudah memang untuk mewujudkan suatu program di luar kegiatan
regular yang selama ini dijalankan, diperlukan konsep yang matang, pengelolaan
sumberdaya yang efektif dan efisien serta keberanian untuk mencoba hal baru dan
merubah kebiasaan.
Program peningkatan peran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang
bertujuan untuk ikut andil dalam meningkatkan daya saing Kota Yogyakarta di
bidang pariwisata tentunya tidak dapat berjalan sendiri, mengingat membutuhkan
sumber daya yang tidak semuanya dimiliki oleh Dinas Pariwisata Kota Yogyakarta.
Sehingga diperlukan kolaborasi dengan pihak lain.
Kolaborasi secara umum sering diartikan sebagai suatu pola dan bentuk
hubungan yang dilakukan antar individu atau kelompok/organisasi untuk saling
berbagi saling berpartisipasi dan saling bersepakat untuk melakukan tindakan
bersama dengan cara berbagi sumber daya, berbagi informasi, berbagi manfaat dan
berbagi tanggung jawab dalam pengambilan keputusan bersama untuk menggapai
tujuan. Dalam kolaborasi dibutuhkan komitmen yang kuat dan kesepahaman.
Sedangkan daya saing adalah kemampuan atau keunggulan yang digunakan
untuk bersaing pada pasar tertentu. Adapun indikator daya saing, diantaranya
adalah kualitas layanan, kualitas
produk, pertumbuhan dan produktivitas tenaga kerja, frekuensi peluncuran produk
baru (inovasi), pertumbuhan nilai tambah,
b.
Pengembangan Perpustakaan
sebagai Co-Working Space
Dengan diluncurkannya Wisata Kotabaru Herritage dengan “malam
hari” sebagai pilarnya, Perpustakaan
Kota Yogyakarta dapat dikembangkan sebagai tempat kreatif untuk “kerja dan
diskusi bareng” atau co-working space, tempat diskusi
dan belajar bagi mahasiswa dan pelajar serta warga masyarakat yang beroperasi sampai malam hari.
Revitalisasi atau penataan landscape perlu
dilakukan untuk mendukung hal tersebut, sehingga ambience yang tercipta sejalan
dengan situasi kawasan Kotabaru yang bernuansa indische. Dimana fungsi
perpustakaan tidak hanya
sebagai wahana pengembangan literasi tetapi juga menguatkan ikon Kota
Yogyakarta sebagai kota pendidikan, wisata dan budaya sekaligus.
Tidak hanya itu, kolaborasi dengan dunia usaha yang
berada disekitarnya juga perlu dilakukan. Kolaborasi dapat dilakukan dengan
café di dekat perpustakaan, misalnya dengan Silol Café and Eatery). Adapun
bentuk kolaborasi dapat berupa:
1) Pengunjung perpustakaan dapat memesan makan dan
minum yang disajikan di café dari perpustakaan, sebaliknya apabila area
perpustakaan penuh, pengunjung perpustakaan dapat membaca di café tersebut.
2) Akses layanan perpustakaan yang bersifat online
(misalnya e-book) dapat diakses langsung dari pengunjung café.
3) Pengembalian buku/bahan Pustaka dapat dilakukan di
café
4) Penempatan buku/bahan Pustaka di salah satu sudut
di café tersebut.
5) Penyelenggaraan event literasi bersama di cafe
(misalnya: bedah buku, diskusi dan lain sebagainya)
Kolaborasi juga dapat dilakukan dengan Dinas
Pariwisata yang berlokasi tepat disamping perpustakaan, misalnya, pemanfaatan
lahan parker untuk pengunjung perpustakaan diluar jam kantor (malam hari dan
hari libur).
c.
Pengembangan Layanan
Arsip sebagai Center of Excellence
Menurut Liang Gie, ada perbedaan pengertian antara arsip dan kearsipan.
Arsip adalah sekumpulan warkat atau dokumen yang disimpan secara sistematis
karena memiliki suatu kegunaan dan apabila diperlukan, dapat dengan mudah
ditemukan kembali. Adapun kearsipan adalah ilmu dan cara mengelola arsip
menurut yang dijelaskan olehnya. Dalam pengertian kearsipan, termasuk di
dalamnya mulai dari penciptaan arsip, penyimpanan arsip, penggunaan arsip,
penyelamatan dan pemeliharaan arsip sampai pada penyusutan dan pemusnahannya.
Dilihat dari makna, kearsipan tidak hanya mengelola dokumen atau benda mati,
namun menunjukkan adanya keilmuan dan aktifitas yang dinamis.
Berdasarkan siklus hidup arsip yang telah disebutkan, untuk menuju center
of excellence Kota Yogyakarta dan Pemerintah Kota Yogyakarta, perlu adanya
penguatan dari pengumpulan dan pemanfaatan arsip. Dari arsip yang sudah
terkumpul maupn dari hasil pengumpulan perlu dilakukan kajian atau riset untuk kemudian
menciptakan suatu naskah atau buku yang merupakan wajah dan jatidiri
Kota Yogyakarta.
Adapun untuk mewujudkan tujuan tersebut, diperlukan kolaborasi dengan:
1) Perangkat daerah dengan
memberikan hak akses atau dokumen arsip yang terkait dengan Kota Yogyakarta dan
Pemerintah Kota Yogyakarta
2)
Perguruan Tinggi
dalam hal penguatan pengkajian arsip
3)
Pihak eksternal
lainnya, dalam hal tertentu untuk penelusuran arsip
Dengan
adanya center of excellent, akan mempermudah akses informasi tentang
Kota Yogyakarta dan Pemerintah Kota Yogyakarta serta memperkokoh eksistensi
Kota Yogyakarta yang pada akhirnya meningkatkan daya saing.
D.
Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa:
1. Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Yogyakarta hendaknya berperan aktif dalam meningkatkan daya
saing Kota Yogyakarta sebagai Kota Pariwisata tanpa meninggalkan peran dan
fungsi utamanya
2. Untuk mengoptimalkan
peran dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta untuk
meningkatkan daya saing Kota Yogyakarta sebagai Kota Pariwisata adalah dengan
berkolaborasi dengan berbagai pihak dalam hal pengembangan layanan.
E.
Rekomendasi
Untuk mengoptimalkan peran dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dalam hal meningkatkan daya saing Kota Yogyakarta sebagai Kota Pariwisata, perlu dilakukan adalah: 1) Pengembangan Co Working Space Perpustakaan Kota Yogyakarta dan 2) Pengembangan center of excellence Kota Yogyakarta dan Pemerintah Kota Yogyakarta.
